组织及其IT部门的职责划分

发布时间：2006年02月15日点击数： 作者： 来源：

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摘要:

组织的职责划分

      职责划分是组织中需要考虑的一个重要问题。明确的职责分工有助于各职能的有效运作，并提供监管和控制职能。尤其是对于大型财务系统等重要系统，监管人员需要比下属人员承担更多的责任。IT部门与其他部门的独立和信息系统内部职务分工同样重要。下面对任务分工的若干领域做进一步说明：

1.  交易授权

交易授权是用户部门的责任。事实上授权也意味着被授权人员的责任程度。管理人员和信息系统审计师必须定期检测未经授权的交易情况。

2.  对账

对账是用户的责任。在一些组织中，数据控制组也使用“核对总计”与平衡表来进行应用程序的对账，这种独立的检验使用户对应用程序的运行和数据准确性都更有信心。

3.  资产保管

公司必须决定并指派适当的资产保管者。当某一使用者被指派为“数据所有者”时，应该明文订出责任。数据所有者负责决定保护数据安全的授权等级，而数据安全管理小组则常常负责安全系统的安装与执行。

4.  访问数据

实体环境必须足够安全，阻止未经授权人员访问各种联到主机的有形设备。系统和应用安全是阻止未经授权人员访问的另一层安全控制。此外，从外部获得公司内部数据是因特网出现后的新问题。因此，系统管理者需要加强保护信息资产的责任。

5.  使用授权表格

用户部门管理者提交电子或印刷的正式授权表格，其中定义员工的访问权，即谁能访问什么，授权表格必须得到管理层的批准。通常所有用户都应以书面形式向主管申请某个特殊系统的访问权限。大公司或有偏远单位的公司，授权的签名、申请书的签名都应存档，以便核查，确保授权申请是正确的。此外，程序上也应要求主管定期检查存取权限，以确认用户的权限与工作职能相配，并随时更新。

6.  用户授权表

IT部门使用授权表格中的数据来建立和维护用户授权表。定义哪些人被授权去更新、修改、删除或浏览数据。这些权利分别在系统、交易等层次定义。此外，授权表本身要有密码或加密来保护，防止未经授权的访问。控制日志应详细记录所有用户活动，并有适当的主管来检查，所有意外情形都应加以调查。

7.  异常报告

异常事件应该报告给管理层处理，在妥善处理后需要留下证据，即在报告上签名表示该异常已妥善处理。管理层也应跟踪异常善后处理，以确保所有异常均已及时解决。

8.  审计轨迹

      审计轨迹是信息系统审计师在重新描述交易过程时的“地图”。审计工作中审计人员正是通过跟踪审计轨迹，来审核有关经济业务及收集审计证据的。在传统的业务活动中，每笔交易的每一个环节都有文字记录（如经手人签字），审计轨迹十分清楚。审计人员可以从原始单据开始，对交易事项进行追踪，直到报表为止；也可以从报表开始，一直追溯到原始单据，形成了顺查、逆查等审计方法。

      对于信息系统而言，审计轨迹是指从数据输入系统时起，到数据被确认有效并传递给其他子系统为止，对这段时间内发生的所有事件的记录。实现电子化后，传统的审计轨迹完全消失，代替纸制凭证、账簿和报表的是电磁化的会计信息。这些磁性介质上的信息不再是肉眼所能直接识别的，可能被删改而不留下痕迹，从而大大增加了审计风险。如果系统设计时考虑不周，可能到审计时才发现只留下业务处理的结果而无法追溯其来源。因此，审计轨迹是对数据处理的跟踪和记录，也是系统设计良好的必备组件。

      审计轨迹能够帮助IT部门和审计师提供追溯交易过程的记录，能够帮助信息系统审计师重新创建一个实际的交易流，即从最初存在状态到更新后的文件。在缺少职务分工的情形下，审计轨迹可以作为一个补偿控制。信息系统审计师应该能判断谁执行这笔交易，交易的时间，输入的数据，输入的形式，交易中包含哪些领域的数据，以及更新过的文件。

9.  交易日志

      交易日志采用人工或自动化的方式都可以。人工日志是在数据进行处理前由人工进行的关于交易的记录（分组或分批）。自动记录日志提供的所有处理交易的记录，是通过计算机系统完成并保留。

信息系统职责划分

      IT部门需要和其他部门进行有效的职责分工。同时，为保证成功开发和实施新系统，需要关键人员要参与到系统开发方法中，这些需要参与到开发过程中的主要角色也需要进行明确的职责分工，主要的参与者和责任如下主要有以下几个方面：

1.  高层管理者

批准完成项目所必需的资源，高层管理者能够促使需要的人员参与并完成项目。

2.  用户管理者

项目和最终系统的所有人，负责部属合格的代表到该信息系统项目团队中参与需求分析，并最后接受测试和用户培训。用户管理者需要定义系统完成时的审查标准以及批准系统的交付。他们主要关心如下问题：

·  软件指定的功能是否可用

·   软件是否可靠

·  软件的效率

·  软件是否易用

·  软件向其他环境移植的容易程度

3.  项目指导委员会

      为项目开发提供总体方向，保证各方利益的实现。主要负责所有成本和时间进度。该委员会由新系统所牵涉的各部门高层代表组成，每个代表都有权决定影响各自部门的系统设计。项目管理者必是该委员会的一个成员，某些情况下是负责人。项目指导委员会功能如下：

·  定期审查项目进展（半月或一个月），需要时召开紧急会议。

·  作为协调者和建议者，委员会成员能够回答问题，并做出系统和程序设计方面的相关决策。

·  委员会可以评估进展，采取必要的校正行动，以及建议相关人员进行变动。在必要时可以重新设计目标和规划，改变系统目标。委员会还能够处理项目级无法处理的风险，在特殊情况下，委员会可以建议项目中止。

4.   项目出资方

      数据和应用的所有者被任命为项目出资方。主要职责是为项目提供资金，并与项目管理者密切合作，定义如何衡量项目，关键是要将衡量尺度转化成可以衡量的、定量的指标。项目出资方通常是负责应用将要支持的主要业务功能的高层管理者。

5.   系统开发管理者

      提供软件硬件环境的技术支持，包括开发、安装和操作系统。保证系统和组织计算环境与战略方向保持一致，进行操作支持和安装后的维护活动。

6.  项目管理者

     提供项目日常管理，保证项目与总体方向保持一致，项目符合当地标准，交付品是质量合格产品。同时协调各方利益，解决部门之间的冲突，监控开发团队成本。如果项目人员全是致力于该项目的，项目管理者要对人员负责。

7.  系统开发项目团队

     目的是完成指定任务，参与开发过程，根据当地标准进行工作，有效和用户通信，并可以向项目管理者建议进行必要的计划调整和改进。

8.  用户项目团队

     目的是完成指定任务，与系统开发人员有效沟通，通过参与开发过程，遵循当地标准，提示项目管理者预期与实际开发之间的偏离。

9.   安全员

     保证系统控制和支持过程提供了有效的保护，在与公司安全政策一致的数据分类基础上，进行安全衡量指标并集成到系统。负责审查安全测试计划，在实施前进行汇报；同时评估安全相关的文档，报告系统安全有效性，在系统操作过程中监视有效性。

10.  质量保证

      审查每个阶段实施结果是否与需求保持一致。审查点取决于所采用的系统开发生命周期方法论、系统的意义和潜在偏差的影响等几方面的因素。还要关注和每个过程管理相关的技术活动，或具体软件工程过程的使用，这对于达到软件过程能力成熟都具有很重要的作用。