引荐OCIO 优化IT组织

发布时间：2005年06月22日点击数： 作者：ITGov 来源：本站原创

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摘要:

引荐OCIO 优化IT组织

　　CIO办公室（OCIO，Office of the CIO）有助于改善IT管理, 并能让CIO拥有更多的可支配时间。但只有当OCIO是称职的代理者时，才会有如此出色的表现。

■ THOMAS WAILGUM

　　当CIO坚持不懈地努力构建更好的IT部门时，组织架构是他们采用的有力工具。现在，又出现了一种新的架构——CIO办公室，简称OCIO。CIO办公室是以团队为导向的一种理想IT组织架构，它由CIO选派的必要专业IT人员组成，旨在改善IT管理。创建OCIO是为了强化IT管理流程，即制定可重复的IT管理流程、清晰明确的项目职责，以及一致的沟通标准。这意味着CIO能腾出更多时间，与公司其他经理进行交流，而这正是CIO最应该做的事情。

　　今年1月，丰田汽车销售公司的CIO Barbra Cooper成立了OCIO，谈及这一新架构的效果，她说：“现在，OCIO能帮我提高效率，并能解决与业务有关的各种复杂问题，而我则有更多时间，与我的同僚和 CEO面对面进行交流，这是非常有价值的。此外，OCIO的出现正逐渐使IT与业务职能的界限变得越来越模糊。”

　　Meta集团的高级副总裁Jonathan Poe说：“作为一种补救的方式，OCIO可以满足日益增长的业务需求。业务领导者们都开始意识到：他们所控制的领域正在不断扩展，而且他们还必须加快完成工作的步伐。那么，作为执行官，需要考虑的关键问题是，我应该怎样实施运营？OCIO之所以能像CIO一样完成职责, 是因为他们具有更好的沟通能力，或具有以运营为导向的协调能力。他们将会比CIO们做的更好。”

　　既然OCIO有这么显著的职能，为什么现有的OCIO还这么少呢？

　　也许因为要做许多工作才能使OCIO 运行良好；有时，人们会认为它是IT架构中新增的一个官僚机构；而且OCIO的运行要求CIO具有非凡的领导能力。

　　南卡罗莱纳州医学院CIO Frank Clark博士说：“对自己和团队有足够的信心，能将任务分派出去，以及放弃一些技术层面的事务，是衡量一个CIO优秀与否的分野。而很多CIO都不愿放弃技术层面的事务。”

　　如何选择CIO的代理者

　　OCIO架构可随行业的不同而有变化，大多数OCIO都应有几个核心职能：财务、人力资源、供应商管理、沟通、基础设施、项目管理以及新技术。在OCIO 中，职能主管人数的多少也没有一定之规。CIO和分析家们认为，职能主管人数一般应在4到12人之间。最好的方式是，在OCIO设立之初，只设置少量职位，之后可根据需要再添加。

　　CIO还将面临的问题是：没有现成的 OCIO典范可借鉴，不知如何规划OCIO。实际上，OCIO职能要根据公司和CIO需求来确定。Cooper的OCIO由25位专家组成，她认为，“CIO应该先从与公司其它业务主管交流入手，了解他们对IT的需求，再考虑如何规划OICO。在规划OICO前，还必须了解这些需求的优先级别。只有这样，才能不仅仅考虑IT本身，而是从全局的角度比较全面地规划OCIO职能，并使它最终满足公司业务的需求。”

　　怎样实施OCIO

　　在南卡洛莱纳州医学院，Clark领导的 OCIO中有5名职能主管，分别负责财务与行政、卫生保健与临床体系、基础设施、学术与研究，以及供应商合同。Clark说：“这些专家负责所辖范围内所有IT运行的监控并管理。针对这些任务，他们所做的全面协调和管理将涉及全学院范围。”

　　OCIO专家认为，因为需要关注IT之外的业务，OCIO职能主管不仅需要具有 IT经验，还需要了解业务。Forrester 研究所副主席Gene Leganza 说：“OCIO职能主管要能自如地解决实际问题。CIO要确保职能主管都有可信赖的运营能力。另外，让人们明白OCIO不是象牙塔，这一点至关重要。在OCIO规划阶段，必须要慎重考虑。”

　　丰田公司的Cooper用了整整6个月的时间来筹划OCIO。在她的OCIO架构中，超过半数的职能主管为非IT人员。在财务与资源，以及合同管理方面，她聘请了一些以前曾策划并运作过大风险投资的专家。她说：“我需要那些实施过业务的人；我需要合同专家而不仅仅是程序员。”

　　设立OCIO之争

　　OCIO到目前还没得到普及，也许与人们对它的看法有关。有人认为，它只是IT架构中新增的一个官僚和汇报机构，它只会机械地做出决策和采取行动。

　　Morgan Howard Worldwide是一家专注于技术执行官的猎头公司，其北美部总监Marc Lewis估计，只有不到2%的公司设立了OCIO。他说：“一般来说，额外增加一个办公室或委员会将会降低工作运营的速度。然而，凡事总有例外。” 曾与Lewis交谈过的CIO都把OCIO看成是大型企业中能挽回日渐消退的IT风采的一种方法。 Lewis说：“在CIO们的眼中，OCIO更像是以运营为导向的咨询部门；在将IT职能提升到执行委员会的过程中，它是迈向高水平的第一步。” 他还预测，OCIO的存在不会超过两年，因为到那时，OCIO将会把职权再移交给传统的业务和技术部门。

　　在IT架构相对复杂和分散时，OCIO比较适用。而在IT架构管理相对集中的情况下，就不需要OCIO。

　　Clark领导的OCIO已给南卡洛莱纳州医学院带来了很大的利润。在供应商和合同管理方面，他的代理能强化供应商合同管理，并降低维护成本。“医学中心通常会选择最佳的运行方法。我们的业务与每个人都相关，而没有专业人员的帮助，将会影响我们扩大业务规模和提高层次。” 他认为，随着OCIO的出现，这种情况可得到改观。

　　在伊利诺斯州大学的整体架构中，CIO Peter Siege领导的OCIO更像标准制定办公室。该OCIO有四名高级专家，及多名安全和架构策略专家。他说：“在如何架构及如何运行方面，我们很有信心。我们不希望学院里各部门按不同的方式运行，我们在寻求共同的管理方式。”

　　设置了OCIO的人都感到，他们决策的速度，并没有因为设置了所谓的额外架构而变慢。Cooper说：“ 如果不考虑如何满足业务的需要，而只简单地设立解决问题的‘架构’，会将使事情变得更糟。通过使用更流畅的程序和更清晰的职能，我们能集中满足所有内部需求。这样，对架构的管理和职能描述会更有效和准确。”

　　支持者认为，OCIO最大优点是，它能让CIO以正确方式来领导整个IT部门，即重点满足业务需求；对其他主管们进行 IT培训。这是一种先进的观念，也是每个CIO都迫切需求的。Clark说：“CIO基本职责就是领导者，即制定目标、远景、方向和激发鼓舞士气。真正的英才知道如何去聪明的工作。而聪明工作的方法，就是要让自己身边团结着一群出色的人，而不是亲力亲为地试图解决一切问题。”

在规划OCIO组织结构之前，Forreste研究所建议先认真考虑下列三项内容：

1、针对现有架构中运行不畅的环节，策略地制定OCIO职能。OCIO要能解决实际具体问题，而不是盲目地模仿某个典范。

2、在公司内部或外部，选聘合适的人员担纲各职能工作。因为要担负推进整个企业日常工作的艰巨任务，所以职能主管必须具有优秀的沟通能力、项目管理技能，以及很高的可信度。

3、考虑清楚，在决定怎样执行战略性的活动时，OCIO应该起怎样的主要作用。